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Segundo a WfMC (Workflow Management Coalition), workflow corresponde a automação do processo de negócio, na sua totalidade ou em partes, onde documentos, informações ou tarefas são passadas de um participante para o outro para execução de uma ação, de acordo com um conjunto de regras de procedimentos.

Um sistema de gerenciamento de Workflow define, gerencia e executa workflows com o suporte de um software e cuja ordem de atividades é guiada por uma representação lógico de um workflow no computador.

A escolha de um sistema de Workflow deve estar direcionada para os processos de negócios da empresa, e ter relação com objetivo, missão e resultados da empresa.

Empresas que possuem um Sistema de Workflow bem elaborado, oferecem maior qualidade em seus serviços, maior padronização, mais agilidade, cometem menos erros, e portanto, são mais eficazes e eficientes na execução das atividades gerenciadas por aquele sistema.

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